NA03_第二節:單元10-2

第二節:群暉 Drive 套件組合應用攻略

單元10.2-Drive 團隊資料夾最佳應用實務

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本單元介紹如何利用 Synology Drive的團隊資料夾,從介紹 Drive 團隊資料夾的設定和啟用開始,然後再深入介紹三套團隊資料夾的系統化階層架構的規劃方式,協助NAS 用戶提升團隊協同工作的檔案資料管理能力。

▍本單元內容說明

      本單元主要介紹如何設定和啟用Synology Drive的團隊資料夾,首先介紹Drive團隊資料夾的設定和啟用方法,說明團隊資料夾與個人資料夾的不同之處;接著再分別介紹設計工作者、PMBOK框架和Johnny Decimal索引系統等三套團隊資料夾的不同應用情境。本學習單元透過實際案例和操作示範,帶學員學會組織和管理團隊資料夾的階層架構,並應用於實際工作情境之中。

〈01〉 Drive團隊資料夾設定和啟用

這部分介紹如何在Synology Drive中設定和啟用團隊資料夾。說明了團隊資料夾與個人資料夾的主要差異,重點是團隊資料夾允許分配不同的使用者權限,便於多人協作。設定過程包括使用Synology Drive控制台創建共用資料夾,啟用為團隊資料夾,並利用Drive使用介面來創建子資料夾和存取文件。此外,還介紹了兩種典型的團隊資料夾應用模式:客戶先導模式和專案先導模式,以及如何根據不同的應用情境進行資料夾結構的規劃。

〈02〉設計工作者的團隊資料夾應用案例

這部分介紹設計工作者如何利用Drive團隊資料夾來組織和管理專案檔案。介紹了一套針對設計工作者專案的階層架構規劃方法,包括三層式資料夾結構(客戶資料夾、專案資料夾、任務資料夾)和四段式檔案命名方法。這種結構和命名方法有助於設計工作者快速、有效地存取和管理檔案,並遵循「三次點擊原則」,以提高檔案尋找效率。此外,還介紹了如何將NAS用戶的工作團隊與客戶的需求和工作流程相結合,以達到更高效的專案管理。

〈03〉採用PMBOK架構的團隊資料夾應用案例

這部分介紹如何根據PMBOK(專案管理知識體系)的框架,來組織和管理大型專案的團隊資料夾。介紹了PMBOK的5個管理流程和10大管理領域,並說明如何將這些元素應用於Drive團隊資料夾的結構中。通過設定以管理流程或管理領域為基礎的資料夾結構,可以幫助專案管理者更好地控制專案計劃的各個方面,並應對大型專案所帶來的複雜性和多樣性。

〈04〉採用Johnny Decimal架構的團隊資料夾應用案例

這部分介紹了如何將Johnny Decimal分類系統應用於Drive團隊資料夾的組織和管理。Johnny Decimal系統是一種簡潔有效的檔案分類方法,原本設計用於單一專案的檔案管理。這一單元解釋了如何通過對原始架構的調整和擴展,使其適應多專案管理的需求。專注於客戶先導和專案先導兩種不同的專案代碼編碼原則,並說明這些原則如何幫助管理多客戶或多類型專案的檔案。

        本單元深入完整介紹了如何應用Synology Drive 的團隊資料夾,從基礎設定啟用到進階應用實務,包括了 Drive 團隊資料夾的啟用方法、設計工作者的資料夾結構規劃、PMBOK管理框架在團隊資料夾的應用,以及Johnny Decimal分類系統的實務應用。這些內容不僅幫助學員深入瞭解團隊資料夾的設定原則,還提供了多種實際應用案例,使學員能夠根據不同專案和工作環境的需求,設計和實施最適合的檔案管理策略。 

▍本單元教學影片

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如何正確規劃和使用個人資料夾

本單元介紹什麼是 NAS 的檔案管理,接著介紹群暉 NAS 的可創建共用資料夾和子資料夾的數量限制,然後介紹如何根據三次點擊原則,最後再介紹如何利用結構化的檔案命名規則,來為儲存在 NAS 中的檔案資料命名,整合建構一套有效的長期檔案管理體系。

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